Muchas organizaciones se preguntan por qué de contemplar una función de Vendor Management que ayude y potencie la interacción entre la empresa y sus proveedores. Habitualmente, esta pregunta surge en contextos de economías estables aunque se potencia aún más en escenarios de crisis económica e incertidumbre.

Las áreas de Sistemas (IT) son un eslabón clave en el proceso de transformación de las compañías ya que allí se inician los cambios que las empresas necesitan implementar a la velocidad que el mercado le demanda. Por eso, los gastos de IT (ya sea bajo la denominación de OPEX o CAPEX) son vistos por la dirección como un aspecto en el que hay que poner foco para optimizarlos y así generar el mayor beneficio de la inversión con el mejor costo posible.

Según Gartner, el Vendor Management ayuda a las organizaciones a “controlar los costos, impulsar la excelencia del servicio y mitigar los riesgos”, todo esto en busca de aumentar el valor y el retorno de la inversión. Así, para toda área de IT que sea parte clave de la transformación de la organización, la función de Vendor Management se vuelve absolutamente clave.

¿Cuál es el valor de contar con el servicio de Vendor Management?

Ayuda a la organización a optimizar su relación con los proveedores, los que debieran ser vistos como socios para lograr los objetivos fijados. Es un error común pensar que la función solo busca reducir precios. Si bien es verdad que esta es una parte de su objetivo, no es el único y muchas veces no es el objetivo primario.

“El proceso de Vendor Management debe ayudar a las empresas a optimizar sus costos y generar propuestas de mejora continua sobre los contratos vigentes en la empresa, de modo de lograr mejores resultados y un mayor valor agregado para el usuario final.

Entre otros beneficios, podemos mencionar:

¿Cuáles son las beneficios principales de Vendor Management?

Y en términos generales del negocio, la inclusión de la gestión de Vendor Management implica:

• Entender el mercado de la oferta de soluciones y sus capacidades.
• Comprender que la negociación no es un conflicto sino un acuerdo que ayuda a ambas partes.
• Establecer reglas claras de juego que permitan optimizar los resultados de ambas partes, sin que nadie pierda.
• Mejorar los servicios recibidos de parte de los proveedores y ganar flexibilidad para el cambio cuando sea necesario.
• Medir los resultados esperados y verificar que ambas partes lo cumplan.
• Revisar la performance en forma periódica, para ajustar los desvíos.
• Brindar soporte a todo el proceso desde un RFI (Request for Information) y RFP (Request for Proppossal), hasta la evaluación y selección del proveedor más adecuado.
• Realizar el seguimiento del cumplimiento del contrato establecido con el tercero, tanto a nivel de SLAs, como las penalidades y beneficios esperados.

De este modo, la función de Vendor Management tiene que ayudar a la empresa y a los proveedores a trabajar mejor en conjunto para beneficio de ambos.

Y para hacerlo, se deben considerar ciertos aspectos claves para llevar adelante el proceso:

En síntesis, la gestión de Vendor Management es un proceso esencial para garantizar una gestión eficaz de los proveedores. Su función va más allá de la simple contratación y supervisión ya que su enfoque estratégico y sistemático permite a las organizaciones gestionar los riesgos, maximizar el valor de la relación con los proveedores y mejorar la eficiencia operativa. Así, un Vendor Management óptimamente implementado se convierte en un aliado clave para el éxito empresarial en un entorno globalizado y altamente competitivo, más aún en tiempo de crisis e inestabilidad económica.

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